Todo gestor da saúde conhece as dores causadas pelas deficiências de sistemas de gestão, na administração das suas especialidades clínicas. Enquanto para uns a eficiência na administração do relacionamento com os pacientes é imprescindível, para outros a conformidade com as exigências das fontes pagadoras é fundamental. Pensando nisso, elaboramos esse artigo para elencar alguns desses problemas e como as possibilidades de integração e automação dos mais atuais sistemas de gestão têm se apresentado como solução em algumas especialidades. Confira:

 

Quem lida com a gestão digital na saúde precisa ter em mente que cada especialidade tem as suas próprias peculiaridades. Se, para atendimentos que dependem de ações preparatórias do paciente como a coleta de amostras, permanência em jejum, ou anexação de exames, o envio de lembretes e avisos é fundamental; para unidades que trabalham com procedimentos de alto custo e cirurgias, a conformidade com as exigências das fontes pagadoras é imprescindível para garantir agilidade nas aprovações.

 

A falta de integração entre processos físicos e trâmites digitais foi durante muito tempo um dos principais entraves ao ganho de eficiência produtiva para a maioria das especialidades. Antigamente, exames, pareceres, laudos, assinaturas, autorizações e mais uma infinidade de documentos tinham que ser inseridos manualmente em sistemas carentes de integração. Isso gerava fluxos intermináveis de idas e vindas de documentos impressos e em redundantes processos de impressão, escaneamentos e anexações. Antes da validade legal da assinatura digital, por exemplo, um simples consentimento demandava a impressão de um documento, a assinatura do paciente ou responsável e um novo escaneamento para inserção de uma assinatura feita à mão no sistema. O amadurecimento legal do documento clínico digital e as possibilidades dos mais modernos sistemas de gestão vêm, a cada dia mais, mitigando esses problemas.

 

Confira abaixo algumas das dificuldades enfrentadas por unidades de diferentes especialidades clínicas pela falta de integração entre processos físicos e trâmites digitais:

 

Ortopedia

1. Anexação Manual de Exames: A necessidade de anexar exames de imagem, como radiografias e ressonâncias magnéticas, manualmente ao prontuário do paciente.
2. Atrasos no Diagnóstico: Atrasos na obtenção e compartilhamento de resultados de exames, o que pode retardar o diagnóstico e o tratamento.
3. Erros de Transcrição: Possibilidade de erros ao transcrever resultados de exames e relatórios médicos para sistemas digitais.

 

 

Clínicas da Dor e Unidades de Terapia

1. Documentação Fragmentada: Documentação de tratamentos e progressos do paciente em diferentes formatos (papel e digital), dificultando a visualização completa do histórico do paciente.
2. Dificuldade de Acesso: Dificuldade de acesso a registros de tratamentos anteriores e planos de manejo da dor, especialmente quando os documentos estão em formato físico.
3. Integração de Equipamentos: Falta de integração entre equipamentos de monitoramento e sistemas digitais, exigindo a entrada manual de dados.
4. Falta de controle sobre medicamentos: Falta de controle sobre dados de estoque de medicamentos, bem como aplicações por paciente.

 

Cardiologia

1. Compartilhamento de Exames: Dificuldade em compartilhar exames de imagem cardíaca, como ecocardiogramas e angiografias, entre diferentes unidades e especialistas.
2. Monitoramento Contínuo: Desafios na integração de dados de monitoramento contínuo, como eletrocardiogramas (ECGs) e dispositivos de monitoramento remoto.
3. Atualização de Prontuários: Necessidade de atualizar prontuários manualmente com resultados de exames laboratoriais e de imagem.

 

 

Oftalmologia

1. Digitalização de Imagens: Dificuldade em digitalizar e anexar imagens de exames oftalmológicos, como tomografias de coerência óptica (OCT) e fotografias de fundo de olho.
2. Acesso a Históricos: Problemas no acesso a históricos de exames oftalmológicos anteriores, especialmente quando armazenados em formato físico.
3. Integração de Equipamentos: Falta de integração entre equipamentos de diagnóstico oftalmológico e sistemas de prontuário eletrônico.
4. Lançamentos Manuais: A necessidade de anexar manualmente documentos em conformidade com as exigências das fontes pagadoras.

 

Oncologia

1. Coordenação de Tratamentos: Dificuldade em coordenar tratamentos complexos que envolvem múltiplas modalidades (cirurgia, quimioterapia, radioterapia) devido à falta de integração de registros.
2. Histórico de Pacientes: Problemas na consolidação de históricos médicos completos, incluindo exames de imagem, biópsias e relatórios de tratamentos anteriores.
3. Monitoramento de Progresso: Desafios no monitoramento contínuo do progresso do paciente e na atualização de prontuários com novos resultados de exames e tratamentos.

 

Pediatria

1. Registros de Vacinação: Dificuldade em manter registros de vacinação atualizados e acessíveis, especialmente quando armazenados em formato físico.
2. Histórico de Crescimento: Problemas na documentação e acompanhamento do crescimento e desenvolvimento infantil.
3. Comunicação com Pais: Desafios na comunicação eficiente com os pais sobre o estado de saúde e os tratamentos dos filhos.

 

Ginecologia e Obstetrícia

1. Documentação de Exames: Dificuldade em anexar e acessar exames de ultrassom e outros exames pré-natais.
2. Histórico de Gravidez: Problemas na manutenção de um histórico completo de gravidezes anteriores e complicações.
3. Coordenação de Cuidados: Desafios na coordenação de cuidados entre diferentes profissionais de saúde, como obstetras, ginecologistas e pediatras.

 

Neurologia

1. Exames de Imagem: Dificuldade em compartilhar e acessar exames de imagem neurológica, como ressonâncias magnéticas e tomografias.
2. Monitoramento de Condições: Desafios na integração de dados de monitoramento contínuo de condições neurológicas, como epilepsia e esclerose múltipla.
3. Histórico de Tratamentos: Problemas na documentação e acesso a históricos de tratamentos neurológicos anteriores.

 

Laboratórios de análises clínicas:

1. Anexação Manual de Exames e Documentos: A necessidade de anexar manualmente exames, documentos e assinaturas pode levar a erros e atrasos.
2. Processos Redundantes: Impressões, escaneamentos e anexações repetitivas aumentam a carga de trabalho e o tempo gasto em tarefas administrativas.
3. Erros de Transcrição: A transcrição manual de resultados de exames e informações pode resultar em erros que afetam a precisão dos registros.
4. Armazenamento de Arquivos Físicos: A gestão de grandes volumes de documentos físicos é complexa e ocupa espaço valioso.
5. Falta de Acesso Rápido a Informações: A dificuldade em acessar rapidamente informações e históricos de pacientes pode atrasar diagnósticos e tratamentos.
6. Integração de Dados: Problemas na integração de dados de diferentes equipamentos e sistemas, resultando em informações fragmentadas.
7. Conformidade e Qualidade: Desafios em manter a conformidade com regulamentações e normas de qualidade, especialmente em laboratórios menores.
8. Gerenciamento de Estoque: Problemas no controle de estoque de reagentes e materiais, levando a desperdícios e atrasos.
9. Lançamentos Manuais: A necessidade de anexar manualmente documentos em conformidade com as exigências das fontes pagadoras.

 

 

Essas dificuldades impactavam significativamente a eficiência e a qualidade do atendimento ao paciente. Mas, a implementação de sistemas integrados e a digitalização completa dos processos chegaram para revolucionar esse paradigma, transformando esses desafios em ferramentas de otimização digital. A integração entre processos e sistemas de gestão nas mais diversas especialidades clínicas vem melhorando a eficiência, a agilidade a precisão na execução de tarefas.

 

Hoje, com um sistema compatível com a as leis que validam o documento digital, todos processos gerados na relação entre pacientes e unidades de saúde já nascem digitais e podem ter toda a sua vida útil, que vai da entrada do paciente na unidade até o fim da sua obrigação de guarda documental, 100% paperless, com plena validade jurídica e comprobatória.

 

Um sistema de gestão eficiente, entende suas dores e as transforma em soluções digitais integradas numa só plataforma, aumentando a eficiência produtiva, a segurança administrativa e a velocidade na execução de tarefas, ao mesmo temo em que reduz custos, extravios e riscos de falhas humanas. Cada especialidade clínica apresenta seus próprios desafios. Por isso, é importante contar com uma solução tecnológica que conheça de perto cada um deles e ofereça soluções personalizadas. Mas, Independentemente de qual a seja a sua especialidade, a evolução digital é um caminho sem volta.

 

Ferramentas avançadas como o Sistema Klingo, que opera 100% em nuvem e oferece recursos multiempresas, não apenas otimizam processos administrativos, mas também melhoram diretamente a qualidade do atendimento ao paciente.